Сообщение должно отвечать требованиям пунктов 4, 5, 6, 7 «Правил сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.01.2015 № 29.

В сообщении, направляемом работодателем представителю нанимателя (работодателю) гражданина по последнему месту его службы, должны содержаться следующие сведения: фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина; число, месяц, год и место рождения; должность государственной или муниципальной службы, замещаемая гражданином непосредственно перед увольнением с государственной или муниципальной службы; наименование организации;  дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому гражданин принят на работу; дата заключения трудового договора и срок, на который он заключен;  наименование должности, которую занимает гражданин по трудовому договору в соответствии со штатным расписанием, а также структурное подразделение организации; должностные обязанности, исполняемые по должности, занимаемой гражданином.

Учитывая возможность наступления административной ответственности за неисполнение работодателем обязанности в установленный срок направить такое сообщение, работодателю необходимо иметь подтверждение о его направлении по почте заказным письмом с уведомлением либо о доставке непосредственно в государственный (муниципальный) орган с распиской о получении (п. 58 Письма Минтруда России от 11.05.2017 № 18-4/10/П-2943).